Om PROSJEKTSTYRING som du ikke lærer på kurs eller leser om i bøker

Hvorfor skriver jeg denne serien med blogginnlegg om prosjektstyring?

Fordi jeg ønsker å dele egne erfaringer og høre andres synspunkter om den underliggende psykologien i IT-prosjekter, og årsakssammenhenger som man ikke lærer om på kurs eller i bøker, men som er realiteten. IT-prosjekter er som egne økosystemer hvor vi må evne å gjøre bærekraftig for å lykkes. Vi må forstå hvordan enkeltelementene i dette systemet gjensidig påvirker hverandre og hva som optimaliserer helheten (understøtter primærmålet).

Skjønner vi dette så vil vi også i større grad evne å skape bærekraftige endringer i organisasjoner, men vi må gjøre det i små steg – hver dag (Kaizen).

Det er noe av det samme som Jurgen Appelo tar opp i sin nye bok Management 3.0, når han snakker om “Complexity theory” som bl.a handler om å forstå kompleksiteten i å lede endring i en organisasjon eller blant en gruppe mennesker.

Husk å dele dine erfaringer og synspunkter som kommentar til denne artikkelen når du er ferdig!

 

 

 

 

 

 

 

 

DEL I

“Vi styrer våre egne valg” – en sannhet med modifikasjoner
Jeg går inn i en sportsbutikk og skal kjøpe nye ski til skisesongen. På vei inn minner jeg meg selv på mitt “budsjett”.

Selgeren sier: – Hei, hva kan jeg hjelpe deg med?

Jeg sier: – Jeg skal ha nytt alpinutstyr. Sånne carvingski. De gamle fungerer ikke så bra lenger (Jeg tenker: “De er ikke ødelagt eller noe, men jeg føler ikke akkurat at jeg følger med i utviklingen”)

Selgeren sier: – Det finnes ulike alternativer, som varierer litt i pris ift behov og ønsket kjøreopplevelse. Fra kr 4000 til kr 10 000. Hvor mye kjører du? Mest off piste eller i preparert løype?

Jeg sier: – Ja, skjønner. (Jeg tenker: “Det eneste jeg skjønner er at jeg må revurdere budsjettet mitt.”). Jeg kjører mest i bakke, men også en del off piste (Jeg tenker: “I realiteten har jeg hatt 3-4 turer i sesongen de siste 5-6 årene, hvor jeg kun ved to tilfeller har kjørt i løssnø, som skyldtes at preppemaskinen ikke hadde kjørt bakken ennå. “)

Selgeren sier: – Hvis skal kjøre mest i preparert løype, så vil jeg anbefalle disse skiene. Bestselger, som også fungerer fint om det er litt løsnø i bakken. Ikke fullt så bra om du skal gå mye toppturer med pudderkjøring. Skiene koster kr 4999, men vi har de også i et pakketilbud med støvler, bindinger og staver til kr 8 900. Vi har solgt masse av disse. Jeg kjører selv på fjorårsmodellen og hadde en sinnsyk god opplevelse i de franske alpene. Da har du utstyr i mange år fremover. Aksel Lund Svindal kjører med samme merket.

Jeg sier: (Jeg tenker: “Aksel Lund Svindal – kult!. Det må jeg bare fortelle gutta! Han sa jo også at det var en bestselger. Nå må jeg bare ikke virke for ivrig. Prute litt”). Det var litt stiv pris, synes jeg.

Selgeren sier: – Vi har også andre ski som er på tilbud. Bl.a et par fra en modell som utgikk i fjor.

Jeg sier: – Men, som du sier så vil jeg ha utstyret i mange år fremover. (Din rasjonelle hjernehalvdel rettferdiggjør valget og valget ditt bør fremstå veloverveid.). Det er greit. Jeg tar dem. Ha´kke tid til å stå her. Må komme meg ut i pudderet, vet du! (Jeg tenker: “Pudder? Takket jeg ikke nettopp ja til ski som var best egnet i preparert løype?…”). Takk for hjelpen!

Denne historien illustrerer i hvor stor grad den emosjonelle delen av hjernen vår påvirker våre valg. Det meste handler om det vi opplever som “magefølelsen” (som egentlig er Det Limbiske System i hjernen som driver følelser og oppførsel hos mennesker) og gir oss en sterk indikasjon på hva vi virkelig ønsker, mens vårt rasjonelle “jeg” febrilsk jobber med å rettferdiggjøre valget. Dette betyr i praksis at vi er mer opptatt av hva andre mener om oss, enn resultatene vi skaper. Det er et helt grunnleggende og naturlig instinkt for de fleste av oss.

Hva gjør en god konsulent her?

Det er ikke selgeren som tar valget, han bare legger frem alternativene så jeg skal kunne gjøre det beste valget utifra mine behov. Problemet oppstår så snart jeg ikke helt vet hva mine behov er. Kanskje burde jeg lånt med meg to par ski og kjørt dem en uke, for så å kjøpe paret som fungerte best i “produksjon”?

En virkelig god selger ville foreslått nettopp utlån av ski, for å sikre at jeg gjorde et godt valg.

Denne problemstillingen er velkjent når man jobber med produktutvikling og er nærmere utredet i artikkelen om “The User Feedback Problem”

Hovedpoenget mitt her er at vi må bedre forstå det underliggende behovet hos våre kunder. Vi må både forstå hva bedriften trenger, samtidig som vi forstår hva kundens produkteier eller prosjektleder trenger for å gjøre gode valg. Forstå hvilket enormt press det innbærer å stå mellom leverandøren og sin egen ledelse. Det holder ikke å bare avfeie folk med “Å, de skjønner jo ingenting!”.

Hvis kunden forstår hvorfor og selv kan ta nødvendige valg fordi vi er flinke til å presentere valgalternativene med fordeler og ulemper, så blir det enklere å forsvare det mot egen styringsgruppe eller ledelse. Da er også sannsynligheten større for at man vil se på arbeidet som vellykket fordi man tok det beste valget i rådende situasjon (man hadde tross alt ikke noen bedre alternativer).

Som konsulent så forplikter du å gjøre mer enn “jobben din”, om det være seg programmere, designe eller å teste. Du forplikter å gjøre kundens jobb så enkel som mulig. Husk at det er ikke engang sikkert vedkommende har bedt om å bli prosjektleder eller produkteier for et IT-prosjekt (i tillegg til jobben i linja). Ta ansvar og bry dere om hverandre. Vi er ikke roboter, men mennesker med kjøtt, blod og følelser – masse følelser.

Hvilke tanker vekker dette hos deg?

 

Neste gang skal jeg ta utdype dette som er din viktigste oppgave som konsulent, rådgiver eller leverandør; nemlig å gjøre kunden god i egen organisasjon.

 

Bang